Talente abschrecken oder lieber begeistern?

Armin Trost, Professor für Human Ressource Management an der Hochschule Furtwangen, hat dieser Tage im Blog des Harvard Business Manager den Finger in die Wunde gelegt und damit sofort für heftige Diskussionen gesorgt.  Unter der Überschrift „Wie Arbeitgeber Talente abschrecken“ ist dort zu lesen:

Viele Unternehmen suchen verzweifelt nach Ingenieuren, Informatikern und anderen Fachkräften. Dazu investieren sie erhebliche Summen in ihr Image als Arbeitgeber – herausgeworfenes Geld, so lange sie Online-Bewerbungen weiterhin so umständlich gestalten.

Hauptkritikpunkt des Personalexperten: Der erhebliche Zeitaufwand, mit dem Bewerber meist sehr aufwendig ihren Lebenslauf in die Online-Formulare übertragen müssen, dabei Dutzende Auswahlmenüs zu bedienen haben und unzählige Felder auszufüllen sind.  Die Klage des Professors:

Allein die Beschreibung einer einzigen Station in der Karriere erfordert mehr Informationen, als das Einrichten eines Nutzerkontos bei YouTube und das Hochladen eines Videos.

Völlig zu recht, wie die zahlreichen Kommentare von Betroffenen auf den Beitrag zeigen. Dabei ist die Lösung dieses Problems recht einfach: Intelligente Formulare erleichtern nicht nur den Bewerbern den Start in einen neuen Job, sondern beschleunigen und vereinfachen auch die Abläufe im Personalwesen. Wie das genau geht, beschreibt im Detail ein Whitepaper (PDF).

Eine Recruitinglösung auf der Basis von Adobe LiveCycle ES könnte z.B. so aussehen:

• Anhand von Parametern wie der Art der Tätigkeit und dem Standort stellt das System dynamisch ein Bewerbungspaket mit Formularen und weiteren Informationen zusammen und generiert für jeden potenziellen Bewerber eine persönliche E-Mail mit einem Benutzernamen und einem Kennwort. Die Interessenten melden sich bei einem sicheren Web-Portal an, füllen die intelligenten Formulare mit integrierter Plausibiltätskontrolle aus und reichen ihre Bewerbung online ein. Sie selbst erhalten eine Kopie im Adobe PDF-Format. Falls eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, können die Formulare online ausgefüllt und ausgedruckt werden. Das System generiert dann einen Strichcode, der die Angaben in den Formularen widerspiegelt.
• Sobald die Bewerbung in der Personalabteilung eingeht, wird sie zur Verarbeitung in die relevanten Recruiting-Prozesse eingeschleust. Falls der Kandidat eingestellt wird, kann der Personalreferent dynamisch ein Paket mit Informationen und Unterlagen für den neuen Mitarbeiter zusammenstellen und ihm in einer persönlichen E-Mail einen Benutzernamen und ein Kennwort zuweisen. So enthält etwa die Vertraulichkeitsvereinbarung im PDF-Format bereits Namen, Geburtsdatum und andere aus der Bewerbung bekannte Daten, die der zuständige Sachbearbeiter zuvor in die SAP-Anwendung des Unternehmens eingegeben hat. Der erfolgreiche Bewerber meldet sich bei einem Online-Portal an, füllt die erforderlichen Formulare aus, unterzeichnet seinen Arbeitsvertrag elektronisch und bestätigt das Datum des Stellenantritts. Anschließend leitet er die Daten über das Portal an die Personalabteilung weiter.
• Auf Basis des Antrittsdatums stellt der Personalreferent eine Checkliste der benötigten Geräte und Daten (Computer, Telefon, Schreibtisch, Visitenkarten, E-Mail-Zugang usw.) und der Leistungen (Lohn/Gehalt, sonstige Bezüge) für den neuen Mitarbeiter zusammen. Auf dieser Basis  werden automatisch die entsprechenden internen (IT, Lohnbuchhaltung u. a.) und externen Beteiligten (z. B. Autohändler wegen eines Dienstwagens) benachrichtigt, damit bis zum Arbeitsbeginn des neuen Kollegen alles zur Verfügung steht. Der Personalreferent generiert schließlich noch per Knopfdruck ein Begrüßungspaket mit Unterlagen und Checklisten für den ersten Arbeitstag sowie Links zu Online-Informationen und -Schulungen.

So macht der neue Job Freude. Und zwar allen Beteiligten.