Automatisierung im Personalwesen spart viel Zeit
HR-Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte sind in deutschen Unternehmen mittlerweile gut etabliert. Das hat zumindest die Studie “HR-Self-Services & Prozessautomatisierung” (PDF-Download) festgestellt. Danach setzt über die Hälfte (57 Prozent) der 420 befragten Personalverantwortlichen bereits Self-Services sowie automatisierte HR-Prozesse ein.
Akzeptanz und Stellenwert werden durchweg als hoch eingeschätzt. Der Schwerpunkt im Einsatz liegt allerdings bislang eher noch auf administrativen Prozessen (Zeitwirtschaft, Reisemanagement). “Gleichwohl lassen die Antworten einen Trend hin zur Nutzung auch für qualitative Prozesse etwa im Bereich des Talentmanagements erkennen“, schreiben die Studienautoren.
Nachholbedarf zeichne sich jedoch im Hinblick auf die Automatisierung von HR-Prozessen ab. Zwar haben 75 Prozent der Unternehmen die wichtigsten Prozesse dokumentiert. Der Anteil, der dafür eine IT-mäßige Unterstützung in Form zum Beispiel eines übergreifenden Business-Process-Managementsystems in Anspruch nimmt, ist mit rund einem Viertel (26 Prozent) jedoch vergleichsweise gering.
Zu viele Prozesse im Personalwesen münden immer noch auf den Papierweg. Das führt zu hohen Kosten, unnötiger Mehrarbeit, langen Durchlaufzeiten sowie Medienbrüchen und vernachlässigt die notwendige Konzentration auf Zukunftsaufgaben wie Weiterbildung, Wissenstransfer und Motivation der Mitarbeiter. HR-Lösungen rund um intelligente PDF-Formulare und Adobe LifeCycle ermöglichen moderne Self-Services für Mitarbeiter und Bewerber. Dokumentenbasierte Abläufe wie die Zeugnis- und Korrespondenzerstellung können mit modularen Textbausteinen deutlich optimiert und in einen elektronischen Workflow umgewandelt werden.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Datenbestände in SAP oder anderen Systemen vorgehalten werden: Die bestehende IT-Infrastruktur wird weiter genutzt, als „Schnittstelle“ fungieren intelligente PDF-Formulare, die in der Personalabteilung ohne große Vorkenntnisse selbst gestaltet bzw. angepasst werden können. Ergebnis: Bis zu 50 Prozent weniger Arbeitsaufwand bei dokumenten-basierten HR-Prozessen.
